Information om behandling av personuppgifter vid kund- och leverantörsförhållanden
Denna information riktar sig till dig som är kontaktperson i, eller förekommer som referens i betalningsunderlag från företag som finns i vårt leverantörs- eller kundregister samt till dig som är kontaktperson hos någon av våra samarbetspartners. Vad som sägs om kontakt-personer tillämpas även för personer som har enskild firma.
Den 25 maj 2018 började ett nytt regelverk som handlar om hur dina personuppgifter får hanteras, att gälla. Det kallas GDPR (General Data Protection Regulation, eller dataskyddsförordningen) och är gemensamt för hela EU. Det ger dig större kontroll över dina personuppgifter bl.a. genom stärkt rätt att få ut uppgifter som du själv har lämnat men också möjligheten att få information rättad, bli glömd samt att få information raderad. Du behöver inte agera på den här informationen, men det är viktigt att du får reda på hur Uppsala University Housing Office behandlar dina personuppgifter.
En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person. Exempel på uppgifter som kan vara personuppgifter är namn, e-postadress och telefonnummer. Vi behandlar dina personuppgifter för att du arbetar hos någon av våra kunder eller leverantörer och för att vi behöver referera till dig med anledning av pågående eller kommande affärsförhållande.
Uppsala University Housing Office (UUHO), som är en del av Akademihotellet AB, vill med denna text informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter. Du behöver inte göra något med anledning av informationen, men det är viktigt att du får reda på hur UUHO behandlar dina personuppgifter och vart du kan vända dig om du skulle ha frågor om detta.
Personuppgiftsansvarig
Akademihotellet AB, organisationsnummer 556691-6218, med postadress Övre Slottsgatan 5, 753 10 Uppsala, är personuppgiftsansvarig för den behandling av dina personuppgifter som utförs av oss på Uppsala University Housing Office (UUHO), som är en del av Akademihotellet AB, med postadress Klostergatan 16, 753 21 Uppsala.
Varför behandlar vi dina uppgifter?
UUHO behandlar uppgifter om ditt namn, mobilnummer och e-postadress till arbetet med anledning av det tjänsteavtal vi har med företaget där du angivits som kontaktperson gentemot oss. När det är fråga om framtida partners, är grunden till behandlingen att eventuellt kunna ingå ett sådant avtal. Ändamålet med behandlingen av dina personuppgifter är att vi ska kunna administrera det befintliga, eller ifrågavarande fall det kommande uppdragsförhållandet.
Om du går in på vår hemsida, kan vi komma att behandla information om hur du använder webbplatsen i syfte att förbättra användarvänligheten på den, exempelvis via kakor (cookies).
Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter på grund av rättslig förpliktelse. Ett exempel är då vi sparar leverantörsfakturor i enlighet med bokföringslagens bestämmelser om arkivering. Ytterligare en rättslig grund som kan komma ifråga för vår behandling är intresseavvägning. Vi kan t.ex. behöva använda dina uppgifter för att kunna genomföra kundundersökningar i syfte att förbättra vår service till er eller marknadsföra vår verksamhet.
Vilka som kan komma att ta del av uppgifterna
Dina uppgifter kan om det är nödvändigt, komma att lämnas ut till exempelvis andra entreprenörer eller samarbetspartners som är involverade och samverkar i samma projekt.
Uppgifterna överförs som regel inte till tredjeland (utanför EU/EES). Om så ändå skulle bli aktuellt, kommer UUHO att vidta lämpliga åtgärder och arrangemang för att säkerställa att skyddet för personuppgifterna är tillräckligt och att mottagarens behandling sker i överensstämmelse med tillämpliga lagar, avtal och regler.
I de fall vi anlitar andra företag, exempelvis att sköta vår IT-drift att behandla personuppgifter för UUHOs räkning, är företaget i fråga att anse som personuppgiftsbiträde till oss. Vi har personuppgiftsbiträdesavtal med våra biträden och de kommer endast att behandla uppgifterna i enlighet med de syften de samlats in för och i enlighet med våra instruktioner och gällande dataskyddslagstiftning. Uppgifter om dig kan även komma att lämnas ut om det skulle krävas enligt lag eller myndighetsbeslut, exempelvis i samband med revision.
Hur länge sparas dina uppgifter?
Vi sparar bara dina uppgifter så länge det är nödvändigt för ändamålet de samlats in för. Utgångspunkten är att så snart kundförhållandet har upphört och vi inte har någon kvarstående fordran, gallras uppgifterna bort. Uppgifter om dig kan dock komma att sparas längre om det krävs enligt lag eller förordning. Förkommer dina uppgifter på exempelvis fakturor vi har som bokföringsunderlag, sparas uppgifterna i 7 år i enlighet med bokföringslagen.
Dina rättigheter
Om du inte vill att dina personuppgifter ska behandlas för marknadsföringsändamål kan du när som helst meddela oss detta.
Du har rätt att få ett registerutdrag med information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade och möjlighet att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter om du exempelvis anser att de inte är korrekta eller nödvändiga för det ändamål de samlats in för. Du har även rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).
Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter i enlighet med GDPR (dataskyddsförordningen) har du rätt att klaga hos oss och hos tillsynsmyndigheten Svenska Datainspektionen.
Kontakta oss
Om du vill utöva dina rättigheter enligt ovan eller vill komma i kontakt med oss på Uppsala University Housing Office (UUHO) med anledning av vår behandling av dina personuppgifter, når du oss på telefon +46 (0) 18-490 51 00 eller via e-post info@housingoffice.se.